Le logiciel de planning des équipes de magasin

Un magasin ouvre dix heures par jour et n'a besoin de tout son effectif que trois ou quatre. Le planning consiste donc à faire coïncider des contrats — souvent des temps partiels — avec une courbe de fréquentation, pas à remplir des journées de huit heures.

Le tableur n'aide pas ici, parce qu'il raisonne en cases : une personne, un jour, une couleur. Il ne dit jamais combien de vendeurs sont réellement présents le samedi à 15 h 30, qui est le seul chiffre qui compte.

Vous déclarez une fois, par jour de la semaine, combien de personnes doivent être présentes en même temps, éventuellement sur un poste — caisse, vente, réassort, réserve — ou sur un point de vente précis.

Northframe découpe alors la journée aux bornes des shifts et calcule l'effectif réel sur chaque tranche. La couverture s'affiche créneau par créneau, et la publication est refusée tant qu'un trou subsiste : « samedi 15:00–16:00 : 2/3 personnes ». C'est le sur-effectif silencieux du mardi matin qui se voit là, autant que le sous-effectif du samedi.

Les lieux séparent les points de vente au sein d'une même organisation : un shift, un besoin en personnel et un employé peuvent être rattachés à une succursale précise. Une personne qui tourne entre deux magasins reste une seule fiche, avec un seul compteur d'heures et un seul solde de congés.

Pour une structure à plusieurs sociétés, chaque établissement devient une organisation distincte ; votre compte bascule de l'une à l'autre depuis le menu, sans se reconnecter.

Un commerce tourne sur trois ou quatre rythmes : semaine normale, période de soldes, semaine de fêtes, semaine de congés scolaires. Chacun se décrit une fois en modèle de semaine — les créneaux à tenir et le nombre de personnes attendues — puis s'applique sur une semaine ou sur un trimestre entier.

Le samedi est tenu par des étudiants dans une bonne partie du commerce. Leur statut ouvre un compteur d'heures sur l'année civile, avec une alerte avant le contingent — c'est en juin qu'on veut le savoir, quand on monte les plannings d'été. Voir le guide du job étudiant.

Pour les temps partiels à horaire variable, la contrainte n'est pas le volume mais le délai d'affichage : l'horaire doit être communiqué plusieurs jours ouvrables à l'avance, par un moyen daté et conservé. Un planning publié à trois semaines cesse d'être un exploit quand un modèle le pose en une fois — voir l'affichage des horaires variables.

Une borne posée près de la caisse — un iPad, un vieil ordinateur — sur laquelle chacun pointe avec un code à quatre chiffres. L'appareil appairé n'a accès qu'à la borne : ni planning, ni fiches employés, ni paramètres, et son accès se révoque d'un clic s'il est perdu.

L'écart entre le planifié et le presté se lit ensuite jour par jour, et les rapports mensuels reprennent les heures pointées dès qu'elles existent. C'est ce décompte qui part vers votre secrétariat social, pas une estimation.